Przedmiotem genealogii jest badanie dziejów rodziny, ustalanie pokoleń, które po sobie następowały oraz ustalanie pokrewieństw. Pewnym ułatwieniem w badaniach mogą być dane heraldyczne czyli wiedza o herbach. Jednak poszukiwań nie powinno się opierać na wertowaniu herbarzy, encyklopedii szlacheckich czy podobnych wydawnictw. Zawierają one często wyselekcjonowane informacje i mają wiele nieścisłości, a nawet fałszerstw. Znakomita większość tych wydawnictw powstała na przełomie XIX i XX w. i zaspokajała niewygórowane potrzeby odbiorców. Główną drogą ich kolportażu nierzadko była subskrypcja. W takich książkach umieszczano nazwiska możnych subskrybentów i szczególnie barwnie opisywano dzieje ich przodków. Nierzadko autorzy powołując się na dokumenty archiwalne, dowolnie łączyli fakty, hipotezy i rodzinne legendy w jedną całość bez żadnych naukowych uzasadnień.
To, że nasze nazwisko figuruje w takiej publikacji, wcale nie znaczy, że chodzi o naszą rodzinę. Właściwym kierunkiem badań jest metoda polegająca na śledzeniu ciągu pokoleń od siebie, przez rodziców, dziadków (4 osoby), pradziadków (8 osób), prapradziadków (16 osób) itd. Tak zbierane dane pomogą w odtworzeniu rodzinnego drzewa genealogicznego lub wywodu. Jeżeli na początku nie potrafimy odszukać wszystkich prapradziadków, to można zawęzić swoje poszukiwania np. do linii naszego nazwiska rodowego i nazwiska panieńskiego matki. Wybór zależy od nas.
W Polsce powstają prywatne biura heraldyczne lub biura poszukiwań genealogicznych, ale najczęściej ich właściciele rezygnują po pewnym czasie ze swej działalności. W naszym kraju nie ma żadnej państwowej służby czy urzędu zajmującego się tego typu poszukiwaniami. Państwo nie jest zainteresowane wspieraniem tej działalności. Podstawowymi źródłami do tworzenia drzewa genealogicznego są wszelkie dokumenty, inskrypcje na grobach oraz rodzinna tradycja. Pierwszym krokiem badacza powinno być spisanie przekazów ustnych, bo te najszybciej zanikają wraz ze śmiercią poszczególnych członków rodziny. Na takiej bazie trzeba zbierać metryki, które stanowią dokument wyjściowy, do dokładnej wiedzy o przodkach.
Kompletując metryki rodziców, dziadków i pradziadków, stopniowo poszerzając wiedzę o swojej rodzinie wchodzimy w wiek XIX. W dobie Księstwa Warszawskiego (1807-1815) powołano urzędy stanu cywilnego oraz ustanowiono urzędowy obowiązek prowadzenia ksiąg zawierających akty stanu cywilnego. Od tamtej pory w świetle stanu cywilnego teoretycznie życie każdego człowieka pozostawiało ślad w formie aktu urodzenia (chrztu) i zgonu oraz (dla większości) małżeństwa. Odszukanie tych aktów to jeden z podstawowych elementów pracy badacza i zazwyczaj to decyduje o nastawieniu do dalszych poszukiwań. Gdy robi się to samodzielnie ma się pewność jakie archiwalia się przejrzało i zrobiło się to dokładnie.
Generalnie obowiązywała i obowiązuje zasada, że metrykę sporządza się w parafii (gminie), na terenie której nastąpiło urodzenie (chrzest), małżeństwo lub zgon. W przeszłości istniały różne systemy sporządzania metryk. Na terenie każdego z zaborów przepisy w tej materii, tryb i okres ich wprowadzenia nieco się różniły. Najczęściej proboszcz danej parafii (bez względu na wyznanie) pełnił rolę urzędnika stanu cywilnego i on sprawował pieczę nad zapisami w księgach metrykalnych. W praktyce księgi były prowadzone w dwu zbliżonych lub jednobrzmiących egzemplarzach. Co pewien czas (np. co rok) proboszcz przekazywał duplikaty ksiąg do odpowiedniego wójta (urzędu gminy). Dlatego często spotyka się te same księgi stanu cywilnego w archiwach kościelnych i archiwach państwowych (potocznie, te w zbiorach kościelnych nazywa się metrykami).
Akty stanu cywilnego z ostatnich 100 lat znajdują się w urzędach stanu cywilnego (USC) właściwych dla danych miejscowości. Każda gmina ma swój USC. Gdy zwrócimy się osobiście lub listownie do odpowiedniego USC, otrzymamy na znormalizowanym formularzu odpis z interesującego nas aktu.
Po upływie 100 lat akta ze wszystkich USC przekazywane są do właściwego wojewódzkiego archiwum państwowego. Poszczególne archiwa mogą prowadzić poszukiwania w swoich zasobach na zlecenie osób prywatnych, ale takie usługi są odpłatne bez względu na efekt. Najlepiej więc gdy robi się to samodzielnie, po uprzednim uzyskaniu zgody dyrektora archiwum. Gdy samodzielnie przeglądamy akta w pracowni naukowej archiwum nic za to nie płacimy. Wiadomości o sieci archiwów państwowych i innych można odszukać w informatorach wydawanych przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych (Warszawa, ul. Długa 6).
Rozpoczynając badania w archiwum trzeba sprawdzić w inwentarzach akt, czy w swoim zasobie posiada ono interesujące nas księgi metryk z danej miejscowości. Jeśli tak, to zamawiamy je z magazynu. Do wglądu otrzymuje się oryginały lub mikrofilmy. Przy części ksiąg niekiedy kanceliści sporządzali indeksy alfabetyczne, co znacznie ułatwia poszukiwania konkretnych nazwisk. Trzeba się liczyć z tym, że w pewnych okresach metryki były zapisywane w językach obcych (rosyjski, łacina, niemiecki). Ze zbiorów archiwów państwowych możemy zamówić odpłatną fotokopię lub kserokopię z interesującego nas aktu. Jest to szczególnie cenne, jeśli pod aktem widnieją podpisy naszych przodków.
Chociaż każdy Polak ma prawo do samodzielnego badania archiwów to niestety, zdarzają się placówki archiwalne nieprzychylnie nastawione do poszukiwań genealogicznych. Takie placówki stawiają zbyt wiele wymagań, które praktycznie eliminują genealogów-amatorów, bo robią je na użytek swojej rodziny.
Gdy jednak już korzystamy z zasobów archiwalnych pamiętajmy o przestrzeganiu pewnych reguł, które powinny oszczędzić akta, nad którymi pracujemy. Dotrwały one do naszych czasów i warto, aby można było z nich korzystać przez następne 100 czy 200 lat. Ponadto przestrzeganie tych zasad uchroni nas przed uwagami personelu archiwum lub innych badaczy. W skrajnych przypadkach przy ich nie przestrzeganiu możemy mieć nawet cofnięte pozwolenie na korzystanie z akt.
1) Nie można ślinić palców przy przeglądaniu kart.
2) Nie można przy czytaniu wodzić po aktach palcem lub długopisem.
3) Nie można przepisywać informacji kładąc naszą kartkę lub notes na oryginałach aktach.
4) Akta należy przeglądać spokojnie, bo stary papier może być kruchy, podatny na przedarcie.
5) Nie do pomyślenia jest dopisywanie czegokolwiek do badanych dokumentów (do tego może służyć jedynie metryczka akt).
Jeżeli w trakcie lektury akt czegoś nie wiemy lub nie możemy czegoś przeczytać zawsze można poprosić o pomoc archiwistę dyżurującego w pracowni naukowej. Gdy otworzyliśmy już wywód przodków na podstawie metryk z XIX w., można przejść do ksiąg z XVIII w. Przed powstaniem urzędów stanu cywilnego (co miało miejsce na początku XIX w.) księgi spisywano w parafiach z reguły w jednym egzemplarzu. Dla większości parafii zachowały się księgi z XVIII w., znacznie mniej jest ksiąg z XVII w. i bardzo niewiele z końca XVI w. Zazwyczaj nie posiadają one indeksów i są po łacinie, co znacznie spowalnia poszukiwania.
Poważnym problemem może być dotarcie do ksiąg metryk znajdujących się w wiejskich kancelariach parafialnych. Niekiedy proboszczowie nie rozumieją wagi poszukiwań i nie odpowiadają na listy. Utrudnieniem w ustaleniu miejsca przechowywania ksiąg są także różnice między diecezjami w trybie przekazywania akt z parafii do archiwum diecezjalnego. Obecne przepisy kanoniczne o prowadzeniu ksiąg parafialnych tzw. duplikatów, jednoznacznie określają tryb postępowania z tworzonymi na bieżąco metrykami. Natomiast z metrykami starszymi tzw. unikatami, bywa bardzo różnie, są przechowywane na miejscu (w kancelarii parafialnej) lub w ramach komasacji trafiają do archiwum diecezjalnego. Brak jednolitych zasad w tej dziedzinie wynika nierzadko z prozaicznego braku odpowiednich pomieszczeń w danej kurii. Mamy więc do czynienia ze skrajnie odmiennymi sytuacjami: niektóre parafie mają na miejscu księgi jeszcze z XVII w., a gdzie indziej nie ma już ksiąg sprzed I wojny światowej.
Sieć parafialna i diecezjalna ulegały z biegiem dziesięcioleci przemianom, ulegały modyfikacji granice poszczególnych jednostek administracyjnych. Poważną pomocą w ustaleniu jaka wieś należała do jakiej parafii katolickiej w XVIII, XIX czy XX w. są wydawane przez poszczególne kurie co rok lub co kilka lat tzw. schematyzmy. Wydawnictwo to odzwierciedla strukturę danej diecezji, wymienia parafie i miejscowości, a nierzadko także duchownych. Niekiedy schematyzmy (nazywane też katalogami diecezji) dokładnie przedstawiają historię każdej parafii i może stanowić to ciekawy element uzupełniający opis dziejów rodziny.
Kolejne źródła wzbogacające wiedzę o rodzinnej historii mogą być we wszystkich innych zbiorach dokumentów w archiwach, bibliotekach i kolekcjach. Są nimi księgi sądowe, nekrologi, akta hipoteczne, notarialne (w tym testamenty), spisy podatników, wykazy rekrutów, akta personalne urzędów, szkół, cechów itp.
Ciekawym uzupełnieniem danych o przodkach mogą być fotografie np. kościoła w rodzinnej wsi, dworu, okolicznej zabudowy. Źródłem takich fotografii z XIX i XX w. są zbiory dokumentacyjne poszczególnych wojewódzkich konserwatorów zabytków, Archiwum Dokumentacji Mechanicznej (Warszawa, Al. Jerozolimskie) i Instytutu Sztuki PAN (Warszawa, ul. Długa 26/28) oraz zbiory placówek o zbliżonym profilu np. muzea regionalne.
W trakcie prowadzonych poszukiwań przebywa wiele danych, które powinno się zapisać w znormalizowany sposób - tak, aby następne pokolenie bez trudu mogło odczytać wyniki naszych poszukiwań. Po co za każdym razem pisać przy nazwisku „urodzony w 1908 r.”, „zmarł w 1954 r.” kiedy można to zapisać prościej, używając symboli: * 1908, + 1954. Ślub oznacza się: x lub *. Powinno się przyjąć określony system zapisywania danych. Pomocą w tym będzie literatura (spis na końcu niniejszego informatora) oraz programy komputerowe. Te ostatnie ułatwiają także szybkie drukowanie wywodów i drzew genealogicznych. Jednak na początku, na gromadzone „acta genealogica” wystarczy przeznaczyć choćby kartonową teczkę lub segregator z foliowymi koszulkami.
